Il 31 marzo 2000, con apposita deliberazione, l’Università di Urbino accettava l’offerta di donazione della sua biblioteca, avanzata da Carlo Bo.
I libri e gli altri materiali della collezione erano ospitati in diverse abitazioni (Milano, Sestri Levante e Urbino).
Si tratta di oltre 100.000 unità bibliografiche (monografie, periodici, opuscoli, estratti), probabilmente la più grande biblioteca personale italiana, una collezione che documenta i suoi vastissimi interessi.
Le principali clausole contenute nell’offerta imponevano l’obbligo di inventariare e catalogare i volumi da porre alla pubblica fruizione e di aggiornare e conservare nel modo migliore il patrimonio librario, in base alle indicazioni scientifiche della “Fondazione Carlo e Marise Bo per la letteratura europea moderna e contemporanea”.
Come risulta dall’art. 2 dello Statuto della Fondazione, approvato dai soci il 22 febbraio 2002, le finalità della biblioteca sono le seguenti:
– conservare e potenziare la biblioteca di Carlo Bo anche con l’aggregazione di archivi letterari e storici di particolare rilevanza;
– favorire lo studio delle letterature e culture moderne e contemporanee;
– favorire ed attuare nei suoi programmi la ricerca scientifica in “collaborazione diretta” con l’Università degli studi di Urbino e le principali istituzioni culturali e scientifiche nazionali e internazionali.
Nel mese di ottobre 2001 l’Università ha bandito un concorso per cinque contratti di collaborazione coordinata e continuativa, finalizzati all’allestimento degli apparati catalografici, all’inventariazione e all’organizzazione fisica del materiale bibliografico. A seguito del concorso, il lavoro è stato assegnato a giovani laureate in Conservazione dei beni culturali (indirizzo archivistico/librario). Il coordinamento delle loro attività è stato affidato alla dott.ssa Anna Rita Berardi, funzionario di biblioteca.
Il progetto di allestimento della biblioteca è stato coordinato dal prof. Giovanni Di Domenico.
Esso si è basato su alcune decisioni preliminari:
– adesione al polo SBN Università/Provincia e adozione del sistema catalografico SEBINA, già in uso in Urbino;
– descrizione catalografica attenta alle peculiarità d’esemplare (presenza di dediche, postille, allegati, ecc);
– documentazione scrupolosa della provenienza degli allegati da aggregare all’archivio della corrispondenza (lettere, cartoline postali, biglietti, ecc.) e conservazione invece del legame fisico d’origine con i volumi per altre tipologie di allegati (è il caso dei materiali a stampa: ritagli di giornale, cedole editoriali, ecc.);
– riproduzione digitale delle dediche autografe di autori, editori, amici ed altri, che figurano in molti esemplari della collezione: ciò a tutela degli originali e in vista della valorizzazione di tracce documentarie che hanno talvolta dignità di veri e propri testi letterari, attraverso i quali sarà possibile ricostruire legami significativi di un dedicatario d’eccezione con altri esponenti della cultura italiana ed europea a lui contemporanea;
– predisposizione di un piano di ordinamento e presentazione delle raccolte che intende contemperare più fattori: il complesso profilo intellettuale del donatore, le finalità della donazione, i settori disciplinari coperti, la natura composita e la destinazione della biblioteca, la sua crescita;
– individuazione di soluzioni avanzate per la migliore conservazione e tutela del patrimonio.
I lavori di allestimento sono cominciati nel gennaio del 2002 nella sede di Palazzo Passionei Paciotti e hanno portato, nell’ottobre 2004, all’apertura della biblioteca al pubblico per 26 ore settimanali.
La raccolta consiste in oltre 100.000 unità bibliografiche suddivise tra monografie, periodici, opuscoli ed estratti disponibili on-line e presenti nel catalogo del Servizio Bibliotecario Nazionale-SBN.
E’ stato realizzato un intervento di restauro conservativo sui volumi della raccolta della Biblioteca della Fondazione con il contributo della Regione Marche, Giunta Regionale, Assessorato alla Cultura, D.D.P.F. Cultura n. 410/CLT del 30/12/2013.